Wanneer u een goede structuur hebt staan, wilt u natuurlijk graag dat een SharePoint-site netjes blijft. Dat doet u door de volgende vijf tips toe te passen:

Geautomatiseerd versiebeheer. 

Voorheen moest u in de bestandsnaam aangeven welke versie het was (v1, v2, etc.), maar SharePoint houdt dat aan de achterkant automatisch voor u bij. U ziet dan precies wie wat heeft gewijzigd, maar ook hoe laat en wanneer. Dus voeg in SharePoint de kolom ‘versie’ toe, zodat direct duidelijk is welke versie het is en voorkom een opstapeling van documenten die inhoudelijk bijna hetzelfde zijn.

Maak afspraken over documentnamen en labels. 

U hoeft dus niet meer het versienummer in de naam te verwerken, omdat de versie automatisch wordt bijgehouden. Zorg er verder voor dat iedereen zich kan vinden in de betekenis van een label. Dat bijvoorbeeld bij het label ‘auditdocument’ iedereen weet wat een auditdocument is en welke inhoud daarbij hoort.

Gebruik voorgedefinieerde sjablonen.

U kunt beginnen met een leeg Word- of Excel-document, maar u kunt ook alvast templates maken voor bijvoorbeeld rapportages, brieven of facturen. Documenten hebben dan standaard dezelfde lay-out. Die sjablonen kunt u koppelen met de documentenbibliotheek en dan weet u zeker dat de informatie in een bepaald type document altijd hetzelfde is.

Besteed aandacht aan gebruikersadoptie.

Adoptie is een van de belangrijkste onderdelen om een andere werkwijze te implementeren. Iedere medewerker moet goed worden geïnformeerd en in staat zijn om de nieuwe manier van werken op de juiste wijze toe te passen. Het invullen van labels wanneer een document wordt geüpload, aangeven wat wel en niet kan bij naamgeving en andere afspraken helpen te voorkomen dat het een chaos wordt op SharePoint.