Onderdeel van FORTEZZA Groep

  070 327 7281  info@fortezza-groep.nl

SharePoint: 5 tips om documentchaos te voorkomen

om documentchaos te voorkomen

Datavisualisatie

om documentchaos te voorkomen

SharePoint:

5 tips om documentchaos te voorkomen


Marketingmateriaal, presentaties, rapporten, Excellijsten en contracten: organisaties produceren elke dag ongelooflijk veel documenten. Het is de kunst om al die bestanden gestructureerd op te slaan, zodat ze voor iedereen toegankelijk en gemakkelijk te vinden zijn. SharePoint is hier een zeer geschikte tool voor, maar als u SharePoint niet goed inricht, loopt u al snel tegen dezelfde chaos aan als ervoor. Daarom delen we graag vijf tips om documentchaos in SharePoint te voorkomen.

De basis: classificatie en labeling

Maar laten we beginnen met de basis. Door bestanden in SharePoint te classificeren met labels en andere metadata, kunt u informatie snel terugvinden door het filteren of groeperen van data. De drie labels die wij meestal toepassen, zijn:

  1. Documenttype: beschrijving van het document.
  2. Documenteigenaar: dat kan een persoon zijn, maar ook een team of afdeling.
  3. Type content: denk aan marketingmateriaal, presentaties, rapporten, contracten, facturen, werkinstructies, handleidingen, etc.

Het is mogelijk om een document meerdere labels mee te geven. Door op (een van de) bovenstaande labels te filteren, kunt u één centrale documentenbibliotheek gebruiken en tegelijkertijd de juiste content voor de gebruiker eruit halen. Op deze manier zorgt u ervoor dat bestanden niet op meerdere plekken hun eigen leven gaan leiden. En zo ziet een medewerker alleen de content die voor hem of haar relevant is en haalt u alle overige ruis weg.

5 tips om documentchaos te voorkomen

Wanneer u een goede structuur hebt staan, wilt u natuurlijk graag dat een SharePoint-site netjes blijft. Dat doet u door de volgende vijf tips toe te passen:

  1. Geautomatiseerd versiebeheer. Voorheen moest u in de bestandsnaam aangeven welke versie het was (v1, v2, etc.), maar SharePoint houdt dat aan de achterkant automatisch voor u bij. U ziet dan precies wie wat heeft gewijzigd, maar ook hoe laat en wanneer. Dus voeg in SharePoint de kolom ‘versie’ toe, zodat direct duidelijk is welke versie het is en voorkom een opstapeling van documenten die inhoudelijk bijna hetzelfde zijn.
  • Maak afspraken over documentnamen en labels. U hoeft dus niet meer het versienummer in de naam te verwerken, omdat de versie automatisch wordt bijgehouden. Zorg er verder voor dat iedereen zich kan vinden in de betekenis van een label. Dat bijvoorbeeld bij het label ‘auditdocument’ iedereen weet wat een auditdocument is en welke inhoud daarbij hoort.
  • Gebruik voorgedefinieerde sjablonen. U kunt beginnen met een leeg Word- of Excel-document, maar u kunt ook alvast templates maken voor bijvoorbeeld rapportages, brieven of facturen. Documenten hebben dan standaard dezelfde lay-out. Die sjablonen kunt u koppelen met de documentenbibliotheek en dan weet u zeker dat de informatie in een bepaald type document altijd hetzelfde is.
  • Besteed aandacht aan gebruikersadoptie. Adoptie is een van de belangrijkste onderdelen om een andere werkwijze te implementeren. Iedere medewerker moet goed worden geïnformeerd en in staat zijn om de nieuwe manier van werken op de juiste wijze toe te passen. Het invullen van labels wanneer een document wordt geüpload, aangeven wat wel en niet kan bij naamgeving en andere afspraken helpen te voorkomen dat het een chaos wordt op SharePoint.

Documentmanagement in SharePoint

Goed documentmanagement zorgt voor structuur van alle documenten én de informatie die zich hierin bevindt. Het zorgt voor efficiëntie: medewerkers vinden snel de bestanden die ze nodig hebben bij hun werkzaamheden.

Wilt u aan de slag met bovenstaande vijf tips voor gestructureerd documentmanagement? Neem gerust contact op met Edwin de Zeeuw


Edwin de Zeeuw

Directeur Digitale Transformatie

e.dezeeuw@fortezza-groep.nl
+31 (0) 610 030 455