Schep orde
In de chaos van MS Teams
U wilt dat jouw werknemers communiceren en samenwerken op een manier die eenvoudig, veilig en efficiënt is. Vandaar jouw keuze voor MS365. Want waar een traditionele samenwerking bestaat uit afzonderlijke vergaderingen, telefoongesprekken, e-mailcorrespondentie en videogesprekken, schakelt u met Microsoft Teams naadloos tussen videoconferenties, instant messaging, het delen van bestanden en live samenwerken aan documenten. En dat alles binnen één enkel venster en naar gelang van jouw persoonlijke wensen en voorkeuren.
Maar door de ongekende mogelijkheden, de vele knoppen waaraan gedraaid kan worden en het beheercentrum dat niet bepaald een peulenschil is, kan werken met Teams soms vrij complex en chaotisch zijn. Maar niet getreurd, want met deze drie eenvoudige tips schept u direct orde in de chaos van Microsoft Teams!
Tip 1: Centraal reguleren voorkomt wildgroei
Bij gebrek aan een goed en duidelijk Microsoft-beleid, zullen werknemers Teams gebruiken op een manier die hen goeddunkt. Het resultaat? Een wildgroei aan verschillende teams zonder duidelijk doel. Wat belangrijk is om te beseffen, is dat er binnen Microsoft Teams geen sprake is van een centraal controlepaneel, waardoor u niet kunt zien of een collega al een team heeft aangemaakt over hetzelfde onderwerp.
Wanneer alle gebruikers bevoegd zijn om een team aan te maken, zullen er teams worden aangemaakt voor het eenmalig versturen van bestanden, voor onderwerpen waar al een team voor is aangemaakt en voor andere persoonlijke redenen van werknemers. Zo wordt informatie over meerdere kanalen verspreid, waardoor het moeilijker is om bepaalde informatie terug te vinden en te delen.
Daarom onze eerste tip: maak duidelijke afspraken binnen jouw organisatie over wie er bevoegd is om teams aan te maken en zorg ervoor dat deze afspraken ook technisch doorgevoerd worden, zodat het enkel voor bevoegde gebruikers mogelijk is om een team aan te maken. Dit voorkomt een wildgroei aan verschillende teams en verhoogt de productiviteit.
Tip 2: Laat niet iedereen de structuur wijzigen
Als grote organisatie is het onvermijdelijk dat u eindigt met een groot aantal teams. Als gevolg daarvan kan het een flinke uitdaging zijn om een goede structuur aan te houden en het overzicht te bewaren. Wanneer iedereen binnen een team toestemming heeft om naar willekeur de structuur te wijzigen, kan het al heel snel een chaos worden.
De standaardinstellingen in Teams zijn behoorlijk liberaal en Teams-leden hebben veel bevoegdheden: van het maken, wijzigen en verwijderen van kanalen tot het toevoegen en verwijderen van apps en tabbladen. Dit kan echter een probleem zijn vanuit het oogpunt van governance. Bovendien, als ik de eigenaar ben van een team, wil ik niet dat teamleden zomaar de structuur en opzet kunnen wijzigen.
Vandaar tip twee: zorg ervoor dat niet iedereen zomaar de structuur kan wijzigen. Onder Member permissions kunt u eenvoudig verschillende machtigingen aan gebruikers toekennen en intrekken.
Meer weten?
Bel met Edwin de Zeeuw
+31 (0) 610 030 455
Tip 3: Teams beheren en onnodige toegang voorkomen
Zodra een team is aangemaakt, worden gebruikers niet zomaar verwijderd, zelfs niet als ze uit dienst treden. Wanneer dit niet actief beheerd wordt, kan dat resulteren in een groot aantal teams vol gebruikers die niet meer werkzaam zijn voor jouw organisatie. Dit is niet alleen een stukje vervuiling, maar in potentie ook risicovol. Want gebruikers die documenten kunnen bekijken, bewerken en delen die niet (meer) relevant zijn voor hun werk, behoren in elke organisatie tot de grootste beveiligingsrisico’s.
Onze derde en laatste tip: beheer jouw teams zorgvuldig en verwijder accounts van werknemers die uit dienst treden altijd direct. Dit is geen nieuwe tip en geldt voor veel verschillende platforms, maar het is wel iets dat aanzienlijk belangrijker is geworden nu gebruikers meer toegang hebben tot gegevens op persoonlijke apparaten.
Houd er altijd rekening mee dat voormalige werknemers opzettelijk of onopzettelijk een datalek kunnen veroorzaken wanneer ze overstappen naar een nieuwe baan of een nieuw apparaat. Ook wanneer werknemers intern van functie wisselen, is het belangrijk om te controleren waar ze wel en geen toegang toe hebben, zodat ze geen toegang blijven houden tot informatie die niet langer relevant is voor hun werk.
Dat waren onze drie tips die u vandaag nog eenvoudig kunt toepassen! Uiteraard is er nog veel meer dat u kunt doen voor een efficiënter en veiliger gebruik van Microsoft Teams — zowel technisch als beleidsmatig.
Binnen Fortezza Consulting zetten we MS365-producten in als basis voor een efficiënte manier van (samen)werken en groei, en kennen we Microsoft Teams vanbinnen en vanbuiten. Bent u benieuwd hoe wij jouw strategische ambities kunnen vertalen naar logische en concrete IT-oplossingen? Neem dan contact met ons op.
