Onderdeel van FORTEZZA Groep

  070 327 7281  sales@fortezza-groep.nl

Bespaar tijd en geld met documentmanagement binnen Microsoft 365

Bespaar tijd en geld

Datavisualisatie

Bespaar tijd en geld

Bespaar tijd en geld

met documentmanagement binnen Microsoft 365


U worstelt zich door de uitgebreide mappenstructuur van uw bedrijf op zoek naar dat ene document. Ha, gevonden! Maar u twijfelt of dit wel de laatste versie is, dat vraagt u straks wel even na bij uw collega. Voor nu kopieert u het document naar uw eigen map, want anders kost het u de volgende keer wéér zoveel tijd om het te vinden. Maar weinig bedrijven houden zich op een actieve en gestructureerde manier bezig met documentmanagement. Terwijl het juist helpt om efficiënter te werken en kosten te besparen.


SharePoint: ideaal voor documentbeheer

Met documentmanagement brengt u structuur aan in uw bestanden én de informatie die zich hierin bevindt. Het resultaat: documenten zijn beter beschikbaar en vindbaar voor medewerkers. Tegenwoordig zijn hiervoor goede tools voorhanden, zoals SharePoint binnen Microsoft 365. Met de zoekfunctie in SharePoint zoekt u op documentnaam of inhoud en het systeem voert de actie uit, u hoeft dus niet zelf te graven naar het juiste document.

Ook binnen Microsoft Teams kunt u gemakkelijk mappen aanmaken om documenten te beheren en te structureren, met SharePoint als achterliggende database. Maar die opzet is vrij statisch. Eenmaal gerangschikt, kunt u de structuur niet zo eenvoudig wijzigen. Wij geven de voorkeur aan SharePoint voor documentbeheer.

Het belang van gestructureerd documentmanagement

Documenten en informatie bevinden zich vaak verspreid door de hele organisatie en zijn ook nog eens opgeslagen in verschillende systemen en applicaties. U kunt zich voorstellen dat een nieuwe medewerker flink wat tijd nodig heeft om de mappenstructuur te doorgronden. Vervolgens moet hij ook nog eens onthouden waar hij de verschillende documenten kan vinden. Terwijl u in Microsoft 365 eenvoudig de zoekfunctie kunt gebruiken om een bestand te vinden. Dat scheelt tijd en dus geld (en waarschijnlijk ook frustratie), omdat een medewerker snel vindt wat hij nodig heeft en direct met de laatste versie aan de slag kan.

Als u documentbeheer borgt in Microsoft 365 helpt dat ook bij kwaliteitsmanagement. Veel organisaties moeten voldoen aan ISO- of NEN-normen, waarbij vaak lijvige documenten komen kijken. In plaats van de documenten in een lokale map op te slaan, kunt u met SharePoint deze documenten veel beter ontsluiten binnen de organisatie. Bovendien kunt u instellen dat u een waarschuwing krijgt wanneer documenten toe zijn aan een revisie. Handig toch? SharePoint maakt documentmanagement beheersbaar en samenwerken aan hetzelfde document wordt een stuk eenvoudiger.   

Documentbeheer: onze aanpak

Wanneer een klant aan de slag wil met documentmanagement, beginnen we altijd eerst met een netwerkscan. Hiermee achterhalen we welke documenten er allemaal op de server staan en hoeveel geheugen die in beslag nemen. Hierbij checken we twee aspecten:

  1. Hoe vaak komt hetzelfde bestand terug?
  2. Hoeveel van uw bestanden gebruikt u nooit?

Bij eerdere netwerkscans zien we het Pareto-principe terugkomen: ongeveer 20% van uw bestanden op de server zijn relevant en actief en ongeveer 80% gebruikt u nooit en is overtollig. Dubbele en inactieve bestanden nemen onnodig servercapaciteit in beslag; die horen gewoonweg niet thuis in de cloud. Niet alleen kost het u extra budget, omdat u toch moet betalen voor alle extra terabytes, maar het kost medewerkers ook meer tijd om hiertussen het juiste document te vinden. De oude bestanden kunt u verwijderen of op een archiefschijf plaatsen. Die zijn dan nog wel te raadplegen, maar staan niet meer tussen de documenten die u dagelijks gebruikt.

Nadat we alle mappen hebben opgeschoond, migreren we de overgebleven documenten naar Microsoft 365. Vervolgens vertalen we het organogram naar een Teams-structuur met onderliggende kanalen. De Teams, zoals HR, financiën, marketing en sales, dienen als hoofdmappen en de kanalen als submappen. Bij HR zijn dat bijvoorbeeld vacatures, reiskosten en personeel.

In een centrale documentenbibliotheek in SharePoint, die is geïntegreerd in Teams, voegen we dan extra kolommen toe om voor ieder document metadata op te slaan. Die metadata kunt u zien als een label. We maken bijvoorbeeld één documentenbibliotheek aan voor de werkinstructies van alle afdelingen. Een werkinstructie voor het boeken van uren koppelen we aan iedere afdeling, maar een werkinstructie over hoe u een telefoonnummer reserveert voor een nieuwe medewerker wordt alleen gekoppeld aan de afdeling HR. Met de metadata, of labels, kunt u bestanden filteren, groeperen en gemakkelijker terugvinden.

Maak informatie weer toegankelijk

Het is goed om na te denken wat voor informatie u allemaal ‘verstopt’ in verschillende documenten. Gestructureerd documentmanagement met behulp van de juiste tools zorgt ervoor dat informatie weer toegankelijk wordt voor medewerkers. Het bespaart ze een hoop zoektijd, wat hen uiteindelijk vele malen efficiënter in hun werk maakt.

Heeft u vragen over documentmanagement of wilt u starten met een bedrijfsmanagementsysteem? Neem gerust contact op met Edwin de Zeeuw


Edwin de Zeeuw

Directeur Digitale Transformatie

e.dezeeuw@fortezza-groep.nl
+31 (0) 610 030 455