5 Veelgemaakte fouten in online samenwerking
bij fusies en overnames
Het samengaan van twee bedrijven door een overname of fusie is een complex proces. Niet alleen de financiële en operationele aspecten vereisen aandacht. Ook de integratie van online infrastructuren en werkprocessen vragen aandacht. Je wilt tenslotte dat je medewerkers zo snel mogelijk op een efficiënte manier kunnen samenwerken en kennis kunnen delen.
Bij Fortezza Consulting zien we vaak dat dit cruciale onderdeel vaak gepaard gaat met specifieke uitdagingen. In deze blog belichten we daarom de vijf meest gemaakte fouten tijdens fusies en overnames op het gebied van (online) samenwerking, en belangrijker nog, hoe je deze kunt voorkomen. Maar eerst gaan we dieper in op de vraag waarom IT in de breedste zin van het woord aandacht zou moeten krijgen bij fusies en overnames.
Waarom IT aandacht vraagt bij fusies en overnames
Wanneer twee bedrijven samensmelten, betekent dit vaak een herstructurering niet alleen op organisatorisch niveau, maar ook diep in de kern van de dagelijkse werkzaamheden. Een onderdeel hiervan is de integratie van IT-systemen. Het kan voorkomen dat, om synergie te bereiken, één van de partijen moet overstappen op een geheel nieuw systeem dat compatibel is met dat van de andere partij. Dit heeft verregaande implicaties: werkprocessen veranderen en werknemers moeten wellicht wennen aan andere procedures en workflows.
Daarnaast vereist effectieve samenwerking vaak toegang tot systemen of bestanden van de fusie- of overnamepartner. Hier komen de complexiteit en gevoeligheid van IT-integratie duidelijk naar voren. Het naadloos samenvoegen van twee verschillende IT-infrastructuren betreft niet alleen technische en beveiligingsuitdagingen, maar ook het bij elkaar brengen van twee bedrijfsculturen en werkethieken.
Kortom, de IT-infrastructuur en de bijbehorende werkprocessen zijn verweven met de essentie van hoe mensen werken. Dit maakt een goede aanpak hierin onmisbaar in het samenvoegingsproces van bedrijven. Ze vormen de ruggengraat van de operatie, waarbij de kleinste veranderingen golven van aanpassing door de gehele organisatie kunnen sturen. Bij Fortezza adviseren we daarom deze transitie met zorg en aandacht te begeleiden, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de technische vereisten als de menselijke aspecten van verandering.
Laten we nu dieper ingaan op vijf veelvoorkomende fouten die we zelf hebben ervaren bij bedrijven die onvoldoende tijd en aandacht hadden voor hun IT-landschap en bijkomende procedures en werkwijzen van hun medewerkers.
1. Gebrek aan communicatie
Een van de valkuilen die we bij Fortezza vaak zien bij fusies en overnames, is het gebrek aan effectieve communicatie. Dit probleem manifesteert zich niet alleen in misverstanden tussen teams maar kan ook leiden tot significante discrepanties in de IT-infrastructuur van samenvoegende bedrijven, wat verdere samenwerking bemoeilijkt.
Zo hebben we een situatie meegemaakt bij een klant waar twee entiteiten een gezamenlijk doel voor ogen hadden: binnen een jaar naar een uniforme IT-infrastructuur migreren. Bedrijf A pakte deze verandering energiek op en begon met de nodige stappen. Echter besloot bedrijf B na een maand de plannen te herzien, wat resulteerde in een onevenwichtige IT-infrastructuur. Dit veroorzaakte niet alleen operationele hinder maar leidde ook tot verwarring en frustratie onder de medewerkers. Ze begrepen niet waarom de overgang bij het andere bedrijf werd uitgesteld, noch waarom er bij hen wel veranderingen moesten worden doorgevoerd.
Deze situatie benadrukt het belang van transparante en consequente communicatie over alle lagen van de betrokken organisaties. Een fusie of overname is vergelijkbaar met het aangaan van een nieuwe relatie. Het vereist niet alleen het openlijk delen van plannen en uitdagingen maar ook een vastberadenheid om gezamenlijk voor de verandering te staan. Bij Fortezza Consulting adviseren we daarom een gecoördineerde aanpak, waarbij alle beslissingen en veranderingen duidelijk worden gecommuniceerd, zodat iedereen binnen de organisatie niet alleen op de hoogte is van de ‘wat’ en ‘wanneer’, maar ook het ‘waarom’ achter de veranderingen begrijpt. Dit bevordert een cultuur van vertrouwen en samenwerking, essentieel voor het succes van elke fusie.
2. Onvoldoende betrokkenheid van de medewerkers
Een fusie die top-down wordt geleid, mist vaak essentiële input van de werkvloer. Omdat het management minder betrokken is bij de daadwerkelijke uitvoering van werkzaamheden, is er niet altijd voldoende inzicht in welke tools en werkwijzen nu optimaal werken, en waar er behoefte is aan of ruimte is voor verbetering.
Bij Fortezza Consulting betrekken we altijd de medewerkers actief bij het analyseren van de huidige werkprocessen en het opstellen van het integratieplan. Zo benutten we waardevolle inzichten uit de organisatie en zorgen we voor een aanpak die herkenbaar en uitvoerbaar is. Deze betrokkenheid verhoogt ook de bereidheid onder medewerkers om zich in te zetten voor verandering.
Meer weten?
Bel met Juliëtte Khalass
+31 629 482 911
3. Onvoldoende tijd en begrip voor de leercurve
Bij een fusie of overname moeten medewerkers vaak op een nieuwe manier gaan werken. Dit is niet voor iedereen even makkelijk. Sommige mensen leren de nieuwe manier van werken snel omdat ze al iets soortgelijks kennen van een andere baan of van hun dagelijks leven. Maar voor anderen kan het lastiger zijn, vooral als ze al heel lang op een bepaalde manier werken. Deze verandering kost dan meer tijd en moeite.
Bij Fortezza Consulting begrijpen we dat iedereen anders is. We vinden het belangrijk om medewerkers de tijd te geven die ze nodig hebben om te wennen. Zo voorkomen we dat mensen terugvallen in oude gewoontes, wat niet goed is voor het samengaan van de bedrijven. Het mooie is dat er altijd wel een paar medewerkers zijn die snel leren. Zij kunnen hun collega’s helpen. Het is vaak fijner om hulp te vragen aan iemand die je al kent dan aan iemand van buiten. Op deze manier verspreidt de kennis zich vanzelf binnen het bedrijf en dat helpt iedereen vooruit.
4. Gebrek aan ondersteunende tools voor effectief leren
Aansluitend op het vorige punt, vragen nieuwe bedrijfsprocessen en het werken met nieuwe systemen tijd en aandacht van medewerkers. Je kunt ze natuurlijk zelf laten zwemmen en het wiel laten uitvinden. Voor sommigen zal dit prima werken, maar er is een grote kans dat een deel van je medewerkers vastlopen en ze hun werk niet meer goed kunnen uitvoeren.
We adviseren daarom om goed na te denken over het adoptieproces. Regel trainingen wanneer je medewerkers met nieuwe systemen of tools moeten werken en zorg dat er iemand beschikbaar is waar zij hun vragen aan kunnen stellen. We kunnen je ook van harte aanbevelen om binnen je organisatie een aantal ‘change champions’ aan te wijzen die de veranderingen kunnen stimuleren en ondersteunen. Bijvoorbeeld door een ‘train de trainer’-traject in te richten, waarin je een aantal mensen binnen je organisatie expert maakt met bepaalde software of programma’s, zodat zij deze kennis weer kunnen overdragen aan hun collega’s. Hoe dan ook, denk niet te lichtzinnig over de hulp die mensen nodig hebben wanneer zij anders moeten gaan werken, en de waarde die een goede training daarin heeft.
Bij Fortezza Consulting begrijpen we dat iedereen anders is. We vinden het belangrijk om medewerkers de tijd te geven die ze nodig hebben om te wennen. Zo voorkomen we dat mensen terugvallen in oude gewoontes, wat niet goed is voor het samengaan van de bedrijven. Het mooie is dat er altijd wel een paar medewerkers zijn die snel leren. Zij kunnen hun collega’s helpen. Het is vaak fijner om hulp te vragen aan iemand die je al kent dan aan iemand van buiten. Op deze manier verspreidt de kennis zich vanzelf binnen het bedrijf en dat helpt iedereen vooruit.
5. Onvoldoende beveiliging en privacycontrole
Een fusie of overname stelt vaak ook de beveiligingsprotocollen van beide bedrijven op de proef. Bij Fortezza Consulting hebben we vaak genoeg gezien dat het blind overnemen van de bestaande rechtenstructuur als basis voor de toekomst soms ernstige implicaties kan hebben, vooral als er niet kritisch wordt gekeken naar de toegangsrechten van individuele afdelingen en hun specifieke behoeften.
Neem bijvoorbeeld de financiële afdelingen van beide bedrijven in een fusie. Er kunnen strikte richtlijnen zijn die vereisen dat financiële gegevens van elk bedrijf afzonderlijk blijven, ondanks de integratie. Een algemene fout is om toegangsrechten te vereenvoudigen onder het mom van ‘efficiëntie’, waardoor alle financiële medewerkers toegang krijgen tot alle data. Dit kan niet alleen tegen intern beleid ingaan maar verhoogt ook het risico op datalekken en verlies van vertrouwelijke informatie.
Bovendien kan de bedrijfscultuur rondom datadeling sterk variëren. Terwijl het ene bedrijf een open cultuur kan hebben en het delen van bestanden met externen makkelijk heeft gemaakt, kan het andere bedrijf een meer gesloten benadering hanteren. Het is essentieel om deze culturele verschillen te erkennen en een uniform beleid te ontwikkelen dat zowel de beveiliging handhaaft als duidelijke richtlijnen biedt aan medewerkers over wat toelaatbaar is.
Bij Fortezza Consulting adviseren we daarom een grondige herbeoordeling van toegangsrechten en een bewuste strategie voor informatiebeveiliging, die rekening houdt met de unieke eisen en culturen van elke betrokken entiteit. Dit waarborgt niet alleen de beveiliging van gevoelige gegevens, maar beschermt ook de integriteit van de werkprocessen en het vertrouwen van alle stakeholders.
Conclusie: neem je IT-infrastructuur en processen mee in je integratieplan
Het succes van een fusie of overname wordt mede bepaald door de soepele integratie van online werken en samenwerken. Bij Fortezza Consulting bieden we niet alleen expertise op dit gebied, maar zorgen we ook voor een aanpak waarbij de medewerkers centraal staan. Voorkom de valkuilen door te investeren in communicatie, begrip voor de leercurve, effectieve leertools, medewerkersbetrokkenheid en een solide beveiligingsbeleid. Zo bouw je aan een stevig gefundeerde, gezamenlijke toekomst voor je gefuseerde onderneming.
Neemt gerust contact op
Meer weten?
Meer weten over de diensten van Fortezza Consulting? Benieuwd naar onze transformatie-expertise, adoptietraining en begeleiding? Neem dan contact met ons op via LinkedIn door een bericht te sturen naar Juliëtte Khalass of Shaif Guman Zij gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.
